Cómo llegar a 9 millones de personas a través del gabinete de prensa de un evento (caso World Quondos Récord)

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Como sabrás, hace poco se ha celebrado el World Quondos Récord, un evento en el que se ha hecho leyenda y en el que a través del gabinete de prensa hemos logrado llegar a 9 millones de personas, con un impacto económico de más de 110.000 euros gracias a apariciones en medios de comunicación locales y nacionales, como Onda Cero, Expansión o TVE. ¿Quieres saber cómo se ha conseguido todo esto? Sigue leyendo, que te lo cuento:

Lo primero, la estrategia de comunicación

El esquema previo del trabajo que se iba a seguir desde el gabinete de prensa.
El esquema previo del trabajo que se iba a seguir desde el gabinete de prensa.

Con los objetivos bien claros, definimos tres tipos de medios de comunicación a los que nos íbamos a dirigir preferentemente, según sus públicos:

Medios de comunicación de Alicante y Valencia: De estos contactos se encargarían desde el gabinete de prensa de Fundesem Business School, sede del evento y con gran experiencia en la prensa local alicantina.

Prensa local de otras ciudades: A través de entrevistas/reportajes, más focalizados en ponentes de esa zona (como ‘delegados’ del World Quondos Récord).

Medios de comunicación nacionales: De aquí seleccioné los medios y secciones que podían estar más interesados a través del enfoque de un evento relacionado con las nuevas tecnologías, emprendimiento o formación. Escogí un número determinado de contactos y les conté uno por uno el tema y por qué podía ser interesante para sus lectores/oyentes/telespectadores. Gracias a esto, una de las apariciones que tuvo más repercusión fue la de Televisión Española:

Preparando el material

El gabinete de prensa de un evento debe preparar con varias semanas de antelación el material que se le va a mandar a los medios, como la nota de prensa, el dossier informativo y las fotografías. Vayamos por partes:

  • La nota de prensa: Es la base de lo que le cuentas al periodista, por lo que debe contener información básica del evento (de qué se trata, por qué es noticiable), la complementaria (actividades paralelas, el intento de récord del año pasado…), declaraciones de los organizadores y, por supuesto, nombrar a los patrocinadores y colaboradores.

Como es lógico, este texto debía tener el visto bueno de todos los agentes implicados: los organizadores (Quondos) y la sede del evento (Fundesem). Por eso era importante hacerlo con tiempo, ya que desde cada sitio se hacen algunas aportaciones a la nota de prensa que hay que insertar de forma que todo mantenga un cierto estilo. Cuando todo el mundo esté satisfecho con el contenido del texto y la redacción sea la adecuada, esta tarea se dará por completada. Y eso lleva su tiempo.

  • El dossier informativo: Desde Quondos ya tenían uno preparado, con un contenido y diseño muy atractivo.
  • Las imágenes: Los medios de comunicación suelen pedir un apoyo gráfico a la información que les mandas. Si aún no hay fotos del propio evento, como en este caso (ya que aún no se había celebrado), teníamos que usar imágenes de recurso como, por ejemplo, las del año pasado. Lo aconsejable es enviar a los periodistas varias opciones con buena calidad (entre 1 y 3 megas, aproximadamente), por lo que fue una gran suerte cuando Fernando Rubio nos envío alrededor de 30 fotos. Las metí en Dropbox y mandé ese link a los periodistas: así conseguía que mi email pesara menos y tuvieran muchas opciones entre las que elegir.

El timing (vamos, la planificación)

Tenemos el material preparado y la base de datos lista, pero debemos decidir cuándo vamos a contactar con qué periodista personalmente, qué día vamos a lanzar la nota de prensa y a qué hora y cómo nos vamos a organizar durante el evento. Esto es especialmente importante cuando entran en juego varios actores entre los que se encuentran Fundesem, Quondos y yo. Todos debemos saber qué se está haciendo y trabajar en sincronía.

OJO A ESTO: EL DESPUÉS. Hemos pensado ya en el antes y en el durante pero… ¿qué pasa con el después? Te voy a pedir que imagines algo, que lo visualices: Evento grande, mucha gente, unas instalaciones muy buenas y acabamos de conseguir un Récord Guinness. Ahí lo que le viene como anillo al dedo es una pedazo de foto informando a los medios de comunicación de que se ha logrado el objetivo, ¿a que sí? Para eso, cualquier gabinete de prensa de un evento debe que ir con bastante antelación y preparar una información contando que se ha batido este récord antes de que se consiga. La dejamos preparada para cuando llegue el momento en el que, efectivamente, se alcance el momento soñado, hacemos algún retoque de última hora, adjuntamos ‘la foto’ (con antelación deberíamos haber acordado con el fotógrafo que en cuanto tome la imagen nos busque para dárnosla) y la enviamos a los medios el mismo día. No esperes mucho porque la información caduca y ya deja de ser noticia.

Si por cualquier circunstancia no se hubiera batido el récord, no tendríamos ‘la foto’ de celebración ni noticia de que hemos conseguido batirlo, por lo que la nota que hayamos preparado no la llegaríamos a enviar.

Foto final del World Quondos Récord

A cada tipo de medio, lo que más le interese: geográficamente

Antes te comenté que desde el gabinete de prensa nos íbamos a dirigir a tres tipos de medios: Nacionales, de Alicante y de las provincias de ponentes. Cada uno tendrá intereses distintos, por lo que les contamos la misma noticia pero personalizando el enfoque idóneo con los siguientes argumentarios:

  • Nacionales

Opción 1: Casos de emprendedores de éxito que pueden dar consejos muy concretos a sus lectores. Estos emprendedores participan en un evento llamado World Quondos Récord, que se celebra en Alicante y que se puede seguir gratuitamente por streaming.

Entrevista a un ponente en un medio de comunicación nacional
Aquí puedes leer la entrevista a Tomás Santoro, de SumaCRM, en su versión web.

Opción 2: Talleres gratuitos de formación sobre nuevas tecnologías, súper prácticos y dirigidos a emprendedores.

Periódico Expansión

  • Provincias de los ponentes: Murcianos/extremeño/cordobés/sevillano (por ejemplo) participa en un Récord Guinness sobre nuevas tecnologías; el evento se puede seguir gratuitamente por streaming.

La Opinion de Murcia

Gabinete de prensa de un evento

  • Alicante: Alicante acoge un Récord Guinness, que es el primero de la provincia relacionado con las nuevas tecnologías.

A cada tipo de medio, lo que más le interese: Prensa escrita, radio y televisión

Antes te comentaba la importancia de contar con una buena base de imágenes para que los medios de comunicación pudieran utilizarlas como recurso visual. Sin embargo, cuando desde el gabinete de prensa de un evento te diriges a la televisión y a la radio lo que te piden es:

Declaraciones de algún responsable del evento y/o de alguno de los participantes. Ten a mano los contactos para dárselo rápidamente y avisa a quien vaya a hablar para que esté pendiente del teléfono. En el caso de que sea una entrevista en directo, como esta en La Brújula de Onda Cero, este punto tiene todavía más importancia.

 

Si no van a poder asistir a cubrir el evento pero les interesa el tema, ofréceles imágenes de calidad ‘en bruto’. Acuerda con alguien de la organización o un colaborador externo que grabe lo que necesitas y te lo dé con cierta rapidez. Súbelo a la nube (Dropbox, Google Drive, We Transfer) y envíaselo al periodista. En este caso, quiero agradecer a Xavi Tello su grandísima colaboración y extraordinaria calidad de los vídeos.

 

Lo último del gabinete de prensa de un evento: el clipping y el informe

Has mandado un montón de información y material a muchos medios de comunicación. Ahora lo que toca es recopilar lo que ha salido (hacer el clipping) y, a poder ser, elaborar un informe con el listado de impactos y su repercusión económica. ¿Y esto qué es? Pongamos como ejemplo que se ha publicado media página en el periódico Las Noticias del Día y, según las tarifas publicitarias de este medio, si hubieras pagado publicidad para que te sacaran en ese espacio te hubiera costado 2.000 €. Si sumas el potencial coste en publicidad que tendrían todos los impactos que has conseguido, te sale una cantidad final que es el valor económico, el resultado final de todo el trabajo. Aquí habría que hacer algunas aclaraciones en las que no puedo entrar en este post porque no quiero que pierdas el hilo que estamos siguiendo -ya estamos llegando al final- pero, en esencia, la cantidad de ese valor económico es bastante fiable.

En el caso del World Quondos Récord, tuvimos la suerte de contar con la colaboración de MyNews, una agencia de clipping y seguimiento de medios que nos ha facilitado los impactos en la prensa y además nos ha preparado un informe muy completo. Así, hemos podido ver que el impacto en medios alcanzó un valor de más de 110.000 euros, con una audiencia potencial de más de 9 millones de personas.

Si ponderamos esta cantidad con el coste de tiempo y/o la inversión en el gabinete de prensa, llegaríamos a la conclusión de que la rentabilidad de la difusión en los medios de comunicación ha sido muy elevada.

Fuente: Mynews
Fuente: Mynews

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1 comentario en “Cómo llegar a 9 millones de personas a través del gabinete de prensa de un evento (caso World Quondos Récord)

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