Por qué debes tener tu propia base de datos de medios de comunicación

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Si todavía no cuentas con una base de datos de medios de comunicación para tu empresa, ¿sabes que se te están escapando un montón de oportunidades entre las manos para salir en prensa? Aunque eso tiene fácil solución y, por eso, hoy te traigo este artículo con un doble objetivo. Uno, que entiendas por qué este sencillo documento será uno de los bienes más preciados para tu marca. Y dos, que compruebes lo sencillo que resulta y empieces a hacerlo ya. Si lo consigo, estaré muy feliz, ¡pero tú tienes que ayudarme!

No me vengas con excusas de que a ti los documentos en Excel te dan repelús, que lo de hacer una base de datos es demasiado complicado para tu empresa o que vas a pedirle la suya a un amigo que ya la tiene hecha. ¡Eso no vale! Porque también te voy a dar unos consejos para que empieces a crear tu propia lista de medios de comunicación donde puedes salir y los periodistas que te interesa tener en tu radar. Verás cómo llega un momento en el que te preguntarás cómo has podido estar tanto tiempo sin ella, porque…

Tendrás el contacto directo de los periodistas

Estarás de acuerdo conmigo en que es mucho mejor hacer una sola llamada para hablar con la persona que quieres, a tener que hacer 5 o 6 intentos, ¿a que sí? Pues esto es lo que conseguirás si tienes una buena base de datos de medios de comunicación que hayas ido trabajando poco a poco, ya que dispondrás del teléfono de la sección concreta donde se trabajan los temas que a ti te interesan y el email del periodista exacto al que debes contarle el tuyo.

Vamos a verlo con un ejemplo concreto, ¿te parece? Imagina que ves la oportunidad de salir en los informativos de Televisión Española. Llamas a centralita de RTVE y escuchas «Bienvenido a Radiotelevisión Española. Por favor, marque 1 para informativos, 2 para programas, 3 para producción, 4 para comercial…». Venga, marcamos 1. Luego… «Marque 1 para Sociedad, 2 para Economía, 3 para Deportes…». Vamos a intentarlo con el 2. Lo coge alguien que te dice que lo que tú le cuentas no lo tratan en esa sección, sino en Local, así que empezamos de nuevo: «Bienvenido a…».

Cuando consigas dar con el departamento correcto, quizás ya sea tarde.

Lo que yo te propongo es que cada semana dediques un rato a ir dando forma a tu propio listado de medios. Así, el día que quieras contactar con los informativos de Televisión Española, sabrás la sección en la que suelen tocar el tema que tú tratas y lo mejor de todo es que te saltarás intermediarios. Pasa de centralita, llama directamente a la sección de Economía -por ejemplo- y pregunta por el periodista que sabes que puede estar interesado. ¿Cuánto tiempo tardas en hacer esta gestión? Poco, si ya tienes tu propia base de datos de medios de comunicación.

Esta es una de las principales herramientas de la comunicación de tu empresa

Yo suelo decir que este documento es mi Santo Grial y que también lo será para ti. Porque es aquello en lo que se sustenta la estrategia comunicativa de tu empresa, más allá de las notas de prensa, convocatorias, dossieres de prensa, mediakits… Si aquello que envías no llega a las personas que pueden estar interesadas en ello, es como si lanzaras al mar una botella con un mensaje dentro. Puede que suene la flauta, que alguien la encuentre y lo lea, pero las posibilidades son mínimas.

Sin embargo, cuando tienes un buen contenido y llega a la persona correcta en el momento adecuado, las posibilidades de éxito se disparan. ¡Así que empieza a crear tu base de datos de medios de comunicación!

Este Excel es personal, no es el misma para distintas empresas. Obviamente, los proyectos de ámbitos similares comparten muchos medios y secciones específicas de periódicos, radios y televisiones. Pero, ojo, porque no se trata solo de tener una serie de nombres y de emails reflejados en filas y columnas, sino de ir trabajando la relación de colaboración con ellos como te he explicado anteriormente aquí. Es algo parecido a lo que ocurre con el listado de suscriptores de un blog: debe ir creciendo progresivamente y has de cuidarlos.

Por qué debes crear tu propia base de datos de medios de comunicación

Te darás cuenta de que tienes muchas más posibilidades de salir en los medios de las que pensabas

Una vez que te pones a bucear entre las cabeceras de los periódicos y las revistas, los programas de radio y televisión o los portales digitales, se te irán ocurriendo cientos de ideas con las que tu empresa podría aparecer en ellos. Descubrirás medios de comunicación que ni conocías pero que son muy seguidos por tu público objetivo, encontrarás secciones perfectas para publicar un artículo y hallarás numerosas opciones interesantes para tener presencia en la prensa. ¡Déjate sorprender!

Por otra parte, al redactar una nota de prensa, ¿piensas en el destinatario de ese texto? ¿Cómo la recibirá? ¿Le interesará para un artículo, para sacarla como noticia, para insertarla en un reportaje? Cuanto más conozcas a los periodistas que forman parte de tu listado de medios, mejor podrás adaptarles el contenido para que lo vean como algo interesante que contar a su audiencia. Para esto, es necesario que atiendas a lo que te van pidiendo e incluso tomes anotaciones en una casilla de ‘comentarios’ de la base de datos, lo que hará que la relación con estos profesionales sea más personal y fluida. Esto suma a la hora de conseguir apariciones en los medios de comunicación, créeme.

Ocho consejos para crear tu propia base de datos de medios de comunicación

A estas alturas, espero haber conseguido el primero de mis objetivos y que te haya convencido para que hagas un listado de contactos de periodistas. Presta atención a los consejos que te doy a continuación para que esta tarea sea lo más efectiva posible:

  1. El primer paso es el que más cuesta, así que empieza añadiendo unos pocos periódicos que se te vengan a la cabeza e investiga sobre las secciones en las que podrías entrar. Una vez que los tengas y hayas comprobado que no era tan difícil, sigue avanzando.
  2. No quieras reflejar desde el principio todas las opciones en tu base de datos porque te vas a saturar. Ponte como objetivo incluir al menos 5 entradas a la semana y en poco tiempo contarás con bastantes recursos.
  3. Puedes apoyarte en un directorio de medios de comunicación para coger ideas de cabeceras y que te sirva como una cuerda de la que ir tirando.
  4. Anota las ideas de temas con los que tu empresa podría salir en los medios conforme vayas indagando entre las distintas secciones. Aunque creas que luego te vas a acordar, es muy probable que se te olviden porque tu cabeza no dejará de idear contenidos. Escribe todo lo que se te ocurra y, en otro momento, filtra esos temas.
  5. Cuando veas otros proyectos parecidos al tuyo que han salido en los medios que estás mirando, fíjate en el enfoque que han dado a su historia y toma nota para aplicarlo tú también.
  6. Céntrate y empieza eligiendo los tipos de medios más adecuados a la temática que tú tratas.
  7. Puedes hacer esta base de datos de medios de comunicación en un Excel en tu ordenador, aunque yo te recomiendo que la elabores en la nube porque así tendrás acceso desde cualquier dispositivo, estés donde estés.
  8. Mantenla actualizada y al día, ya que los periodistas vienen y van, los medios reestructuran las secciones y se van produciendo cambios.

Conclusión

A mí me pasaba igual que a ti: odiaba ponerme a hacer listados de teléfonos y de emails. Cuando entré por primera vez como ayudante en un gabinete de comunicación, me encargaron hacer bases de datos de medios especializados en construcción, inmobiliaria, caballos, alimentación, educación, turismo y viajes… Y yo, sin saber muy bien su utilidad, las hacía. Era como la peli de Karate Kid, cuando el señor Miyagi ponía a Daniel Larusso a «dar cera, pulir cera», que el chaval estaba con la mosca detrás de la oreja hasta que lo puso en práctica en el combate y se dio cuenta de que realmente servía para algo.

Algo así me pasó a mí con esas bases de datos que te he contado, cuando vi las apariciones de los clientes en esas revistas que yo había incluido en el listado y comprobé que esta era una parte importante en la estrategia de comunicación. Desde entonces, tengo claro que es una herramienta que hay que cuidar porque da grandes resultados.

Y tú, ¿tienes ya tu base de datos de medios de comunicación? ¿Has empezado a hacerla? ¿Qué dificultades te has encontrado? ¿Te he convencido para que le pierdas el miedo? ¡Déjame tus comentarios aquí debajo!

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2 comentarios en “Por qué debes tener tu propia base de datos de medios de comunicación”

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