Escribir un email para salir en los medios

Cómo escribir un email para salir en los medios

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En este artículo te voy a dar las principales claves con las que podrás redactar tu propio email para salir en los medios. Para que vayas directo al grano, para que no marees la perdiz con el periodista y que este se aburra a la mitad del correo, para que tu contacto con el profesional de la información sea tan bueno que no le quede otra que publicarlo. ¿Quieres saber cómo conseguirlo?

Muchas veces pensamos que el email es lo de menos, ¿a que sí? Que no es más que un medio entre nosotros y la persona que lo recibe. Entonces, ¿para qué vamos de dedicarle demasiado tiempo? Ohhhh, amigo, ¡este es un gran error!

Imagina que te compras un pedazo de portátil, con una pantallaca y una resolución que te permite ver la arruga de la frente del chaval que está al final de la foto. Una maravilla. Pero en la tienda te lo dan metido en una caja medio rota, con manchas y con el nombre de otra marca… ¿A que ya no mola tanto? ¿Pensarías que a lo mejor es un ordenador de segunda mano, o que alguien ha llevado a reparar y te lo han colocado a ti? Muchas dudas como para invertir un dinero importante en él, ¿a que sí?

Pues con lo que le mandas a los periodistas pasa algo similar. Si tienes un contenido muy bueno y se lo quieres contar a un redactor al que sabes que le puede interesar… ¡cúrrate la presentación! No te va a llevar demasiado tiempo (lo vas a ver a continuación) y tienes mucho que perder o que ganar. Porque si el email es cutre y está mal escrito, es muy probable que no quiera invertir su tiempo en leerlo entero, ¡ni mucho menos se descargará el archivo adjunto! Y lo mismo pasa al revés, porque un buen correo electrónico te puede abrir muchas puertas.

Entonces, ¿te interesa saber cómo utilizar bien esta gran herramienta en unos pocos minutos? ¡Acompáñame, que te lo cuento!

¿Para qué sirve este correo electrónico?

El correo electrónico que mandas a los periodistas sirve para iniciar el contacto con ellos o para mantenerlo. En ambas situaciones te juegas muchísimo:

  • Si este email es el primer contacto que tienes con ese medio de comunicación, esta va a ser tu carta de presentación, probablemente la primera vez que el periodista va a leer sobre tu proyecto. Si le enganchas, si le pica la curiosidad, si piensa que de alguna forma puede ser interesante para su público… Seguirá leyendo. Tu objetivo es que llegue hasta el final del email y se descargue el material adjunto que le has mandado. En pocos segundos, el periodista escaneará ese texto y decidirá si puede tener espacio o no, así que no des muchas vueltas y sé escueto.
  • Si este email viene después de un contacto previo, porque ya habéis hablado o escrito con antelación, debes mantener el nivel de la conversación. No defraudes al periodista, respóndele con rapidez, sé proactivo y no intentes ‘aprovecharte’ de él pidiéndole más cosas de las que habíais acordado en un principio.

¿Cómo hay que escribir un email para salir en los medios?

En el siguiente vídeo te explico, paso a paso, cómo redactar este email. En él te doy importantes consejos y te muestro una plantilla de ejemplo. ¡Dale al Play!

 

Resumen del vídeo en el que te explico cómo escribir un email para salir en los medios

Vamos a ver cómo redactar un email que le vamos a mandar a los periodistas con nuestra propuesta de contenidos para conseguir la máxima repercusión en los medios de comunicación, ya sea a través de una nota de prensa, artículo, entrevista, etc.

En primer lugar, debemos tener en cuenta el remitente: desde qué dirección de correo electrónico le va a aparecer. Te recomiendo que utilices un correo profesional para esto.

En el ‘Para’, colocamos la dirección del periodista concreto y en el asunto debemos incluir un dato llamativo sobre lo que le vas a hablar o, si ya has hablado con él anteriormente, puedes hacer referencia a un contacto anterior. Por ejemplo, podrías poner en el asunto “En relación con lo que estuvimos hablando por teléfono ayer por la tarde”, porque así sirve para que contextualice que ha estado hablando contigo.

Te recomiendo que incluyas el nombre del periodista en el saludo, para que vea que ese correo se lo estás mandando a él personalmente. También es importante indicarle por qué el tema que le presentamos puede ser interesante para su medio de comunicación: porque está relacionado con otros asuntos de los que ha tratado anteriormente, porque a sus lectores les puede interesar por determinados motivos, etc. Y añade datos concretos, que puedes encontrar fácilmente en plataformas de estadísticas como el INE.

Luego, incluye una pequeña descripción de tu proyecto o de tu empresa, para que sepa que eres una persona que ya llevas un tiempo en el sector, que sabes sobre lo que estás hablando y aquí es donde se lo demuestras.

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A continuación, coméntale de qué forma podría encajar el tema que has propuesto en su medio, a través de algunas ideas para que lo vea de una forma clara. Indica que puedes mandar información, preparar un artículo o crear otro tipo de contenido que pueda ser interesante para él. Es decir, te pones a su disposición de una forma proactiva, pero siempre dejándole claro que es él quien decide la forma en la que entra ese contenido en su medio de comunicación.

Por último, te recomiendo que introduzcas alguna coletilla que dé pie a colaboraciones futuras por si en algún momento quiere preparar un reportaje sobre este tema y necesita contactar con especialistas, realizar alguna entrevista… Es una forma de dejar la puerta abierta.

3 consejos extra para redactar ese correo

  • No te equivoques con el nombre del periodista ni del medio. Esto queda fatal y te puede ocurrir perfectamente… Si ha copiado el texto de otro email o estás con la cabeza puesta en una llamada que acabas de recibir, a lo mejor te sale otro nombre o pones el título del periódico con una pequeña errata. Aunque te sepas a la perfección cuáles son los principales medios de comunicación en España o de tu país, es muy fácil equivocarse. Por ejemplo, si te diriges a un periodista de Cinco Días, no le pongas 5 Días o 5 días. Mira bien cómo lo escribe el propio medio y revisa que tú lo has escrito así.
  • Déjale tus datos de contacto. Seguramente tengas un firma de email con tu número de teléfono y tu dirección de correo, por lo que este punto no debería preocuparte. ¿O sí? Si tu firma es una imagen, puede que su gestor de correos la bloquee, así que no la verá. Por eso, lo que siempre aconsejo es indicarle tu número de teléfono en el propio correo y hacer alguna llamada a la acción, como “si quieres contactar conmigo, puedes responderme a este mismo email o llamarme al número xxxxx”.
  • Tu email para salir en los medios debe contener la información principal, pero a la vez tiene que ser muy concreto y escueto. Ten en cuenta que el periodista tiene poco tiempo para leerlo y valorar si le interesa, por lo que si se pierde o no sabe qué le estás contando, lo cerrará y lo borrará.

¿Cuándo hay que mandar este email?

Si tu objetivo es crear el perfecto email para salir en los medios, debes prestar muchísima atención a la hora en la que lo mandas. Esto será decisivo para que el periodista pueda dedicarle más o menos tiempo y esos segundos extra pueden marcar la diferencia del éxito y el fracaso.

  • Imagina que lo envías a las 7 de la mañana, cuando el periodista aún no se ha puesto delante del ordenador. Probablemente, después de tu correo vengan varias decenas más, que lo sepultarán.
  • Imagina que se lo mandas a las 9 de la noche, cuando están cerrando la edición del periódico. Está tan liado que no puede pararse a leerlo, por lo que se le queda en la bandeja de correo hasta mañana, cuando habrán entrado montones de emails más.
¿Cuál es la mejor hora para mandar un email a los medios de comunicación? - Compártelo

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Pero si el profesional del medio recibe tu correo electrónico justo cuando está pensando en los temas sobre los que puede trabajar… ¡Las posibilidades de éxito se disparan! Es como si una vocecilla le dijera “oye, esto te puede interesar”, justo en el momento en el que quiere escucharla. Y eso, ¿cuándo es? Por lo general…

  • En las radios, desde las 8.30 o 9 de la mañana hasta las 11.
  • En los periódicos y diarios digitales, desde las 4 hasta las 7 de la tarde.
  • En los informativos de televisión, desde las 9 hasta las 11 de la mañana.

La solución para mandar emails aunque no estés delante del ordenador

Ahora me dirás “Pero Borja, yo a esa hora no puedo mandar el email porque estoy fuera de la oficina o haciendo otras cosas”. No te preocupes, ¡porque hay una solución para eso! Se llama Streak y es una extensión para Gmail que te permite programar tus envíos. Simplemente tienes que instalártela gratuitamente. Luego escribes tu correo y, en vez de darle a ‘Enviar’, pulsa sobre un relojito que hay al lado. Te aparecerá un cuadro para que elijas el día y la hora. Después solo tienes que pinchar en ‘Enviar más tarde’, ¡y ya está!

Conclusión

En este artículo hemos visto la importancia de preparar un buen email para salir en los medios de comunicación. Porque este correo no debe servir como un simple transporte de los contenidos desde ti hasta el periodista. ¡Su papel es muchísmo más importante! De hecho, es la principal criba que hace el profesional para separar los temas que son interesantes de los que no. Así que debes preparar un muy buen email, que te sirva para ganarte el interés del profesional del medio y que publique o hable sobre tu empresa.

Recuerda: el envoltorio importa mucho. Cuida la presentación, lo que cuentas y cómo lo cuentas, el momento en el que lo entregas, si facilitas que contacten contigo para pedirte más información… Si sigues los consejos que te he dado, no tendrás problemas, apenas tendrás que dedicarle unos minutos y conseguirás llegar hasta los periodistas con la máxima efectividad.

Ahora me gustaría leerte a ti: ¿Alguna vez has escrito un email para salir en los medios? ¿Hay alguna parte que no sepas bien cómo redactar? ¿Aún te asusta un poco contactar con los periodistas? ¿Crees que tu historia puede no ser lo suficientemente interesante? ¡Te espero en la sección de los comentarios!

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2 comentarios en “Cómo escribir un email para salir en los medios

    • Mmmmm… Yo no lo veo tanto como un boletín periódico, sino como un email específico contando tu noticia. Ten en cuenta que lo que puede ser interesante para un medio por su temática, en otra ocasión puede no interesarle otra cosa que le cuentes.

      Por eso, siempre recomiendo hacer comunicaciones específicas con los periodistas en correos específicos para ellos.

      Gracias por tu comentario y por abrir este interesante debate, #Jerby!

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