Los pasos para hacer un Plan de Comunicación que te lleve al éxito

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¿Por dónde hay que empezar cuando quieres salir en los medios de comunicación? ¿Por buscar al periodista? ¿Haciendo la nota de prensa? ¿Dándole forma al tema del que vas a tratar? Si no comienzas con un Plan de Comunicación, tienes muchas posibilidades de dar pasos en falso, perder tiempo y tirar dinero a la basura. Así que, ¿nos ponemos a ello? Te voy a explicar lo más importante que debes tener en cuenta para crear tú mismo este documento que te marcará la ruta que deben seguir tus pasos y que te llevará al éxito. ¿Preparado? ¡Vamos!

¿Qué es un Plan de Comunicación?

El Plan de Comunicación de tu empresa es el documento con el que vas a reflexionar sobre tu estrategia dirigida a la prensa y donde reflejarás toda la información relevante para que tú u otra persona pueda ejecutarlo en cualquier momento. Es importante tener en cuenta que es algo flexible, porque la actualidad informativa manda y debemos adaptarnos a ella para lograr aún más presencia en los medios.

¡Cuidado! Esto no es lo mismo que el Plan de Medios de una empresa, ya que este es un documento en el que se indican las plataformas en las que se van a hacer las inversiones publicitarias. Y nosotros no estamos hablando de pagar a la prensa para salir ahí, sino de hacerlo como noticia.

¿Puedes dirigirte a los periodistas sin tener un Plan de Comunicación? Sí. ¿Te recomiendo que lo hagas sin este Plan? No.

¿Cuándo debo hacerlo?

Antes de dar el primer paso, de descolgar el teléfono, de ponerte a redactar un artículo… Antes de nada, lo que tienes que hacer es preparar tu Plan de Comunicación. Porque si te dejas llevar por lo más inmediato y por la sensación de ‘lo urgente’, puede que estés quemando algún tema que más adelante podría tener más éxito.

En más de una ocasión me han llegado a pedir que consiga alguna aparición en los medios de comunicación sin tener al menos una mínima estrategia. ¡Pero eso es como arrancar un coche sin saber dónde vamos a ir! Antes tendremos que ver qué nos interesa comunicar, cuáles son los periodistas a los que podemos alcanzar, cuándo debemos hacer esta campaña… En fin, una serie de puntos que solo tendremos claro si tenemos por delante este Plan de Comunicación.

No te estoy diciendo que dediques varios meses a prepararlo, porque entonces nunca vas a dar el salto real hacia los medios. No es necesario alcanzar la perfección en este documento porque deberás ir adaptando algunas cosillas sobre la marcha. Pero sí debes cumplimentar de la forma más concreta posible los puntos que te voy a contar un poco más adelante. No te dejes convencer por las prisas. Dedícale un tiempo y veras cómo lo recuperas con creces porque, gracias a él, tus acciones tendrás muchísima más efectividad.

¿Para qué sirve este documento?

El Plan de Comunicación sirve para saber dónde estás ahora, a qué punto quieres llegar y cómo vas a hacerlo. Todo esto, relacionado con tu notoriedad de marca y con tu impacto en los medios de comunicación. Este es el lugar en el que tendrás:

  • Los temas que vas a difundir en cada momento.
  • El público objetivo al que te vas a dirigir.
  • Qué vas a decirle a los periodistas y cómo vas a hacerlo.
  • El tono de tu comunicación y el enfoque que vas a dar a tu discurso con los medios.
  • El tipo de fotografías que vas a utilizar.

En definitiva, este documento sirve principalmente para conseguir la máxima efectividad en tu estrategia de medios de comunicación.

Pasos para hacer tu Plan de Comunicación corporativa

¿Cómo puedo crear mi Plan de Comunicación?

A la hora de desarrollar tu Plan de Comunicación, empieza por tener una mente abierta y no te pongas a redactar sin sentido. No se trata de rellenar un documento para guardarlo en tu ordenador. Es tu momento para pensar en cómo la difusión de tu empresa en la prensa te va a ayudar a aumentar tu notoriedad de marca. Vas a plasmar eso en acciones concretas, fechas y herramientas que vas a utilizar.

¿Preparado? Sigue los pasos que te cuento a continuación y cuando llegues al final tendrás tu Plan de Comunicación totalmente listo:

Dónde se encuentra ahora tu imagen de marca

En un Plan de Comunicación Corporativa siempre se incluye una introducción sobre la situación actual de la empresa. Aquí es recomendable tener reflejado el tipo de público objetivo al que estás llegando, apariciones anteriores en los medios de comunicación y si han sido de calidad, datos relacionados con otras vías de difusión (redes sociales, blog, etc), principales valores añadidos y quién es la competencia.

Cuáles son tus objetivos de comunicación y quién es tu público

Ya sabes dónde estás, ahora debes definir dónde deseas llegar. Estos son los objetivos de comunicación y deben ser concretos, además de alcanzables y realistas (¡pero no seas rácano!). ¿Qué imagen quieres transmitir? ¿Dónde anhelas llegar gracias a la prensa? ¿Qué vas a dar a conocer? ¿Qué elementos sobre tu marca vas a destacar? ¿Cuál es la difusión que deseas lograr?

También quieres alcanzar a un perfil muy concreto de personas que puedan comprar tu producto o servicio. O incluso aquellos que lleguen a recomendarte, los prescriptores. ¿Quiénes son esas personas? ¿Qué edad tienen? ¿Qué les interesa saber sobre ti? ¿Qué les preocupa? ¿Cómo podrías ayudarles?

Plantea todo esto en el Plan de Comunicación de tu empresa y no te preguntes cómo lo vas a conseguir, eso lo veremos más adelante.

Aquí vas a descubrir algunas cosas muy interesantes y te van a surgir nuevas ideas. Ejemplo: Te dedicas al interiorismo y uno de tus públicos objetivos son padres/madres primerizos que quieren adaptar su vivienda a la llegada de su hijo. ¿A que sería una buena idea dar una serie de consejos sobre este tema a una revista como Crecer Feliz? Y vamos un pasito más allá. ¿Dónde te interesa más que salga, en la versión web o en papel? Según cuáles sean los objetivos de la comunicación de tu marca, elegirás uno u otro. El trabajo es el mismo, mientras que el resultado para tu empresa puede pasar de ‘muy bueno’ a ‘extraordinario’.

Como puedes ver, este público objetivo te indicará los medios de comunicación que incluirás en tu base de datos. Aquí te cuento cómo puedes crear la tuya propia.

Mensajes y estrategias de comunicación

Es muy interesante reflejar los mensajes clave que vas a utilizar en tu contacto con los medios de comunicación. No consiste en repetirlos continuamente, sino en parafrasearlos, utilizarlos recurrentemente en cuanto tengas la oportunidad porque estarán ayudando a que tu empresa se posicione en el lugar que quieres ante el público objetivo que te interesa. Además, con esto nunca te quedarás en blanco en tu speech porque en el Plan de Comunicación también habrás reflejado los principales mensajes que vas a transmitir, de forma que siempre tendrás argumentos y contenidos en los que podrás apoyarte.

En la parte de las estrategias de comunicación (de las que ya te hablé en este artículo) indica cómo vas a desarrollar este trabajo para alcanzar los objetivos que vimos más arriba. Es decir, las líneas maestras, las principales rutas que te van a llevar a tu destino.

Planificación de temas

Esta es una de mis partes favoritas. Aquí debes poner tu creatividad a trabajar y hacer un listado de los posibles temas sobre los que podrías tratar en los medios de comunicación. Ten en cuenta:

  • Si vas a organizar algún evento o jornada offline o bien online.
  • Posibles fechas de aniversarios redondos. El décimo aniversario de la creación de tu empresa, por ejemplo.
  • Temas recurrentes en los medios de comunicación. Los asuntos que, año tras año, salen en la prensa y acerca de los que tú podrías hablar: Ideas de regalos en Navidad, consejos para tener liquidez en la vuelta al cole, cómo afrontar los objetivos del nuevo año, ideas de ocio en verano, cómo desconectar del trabajo en las vacaciones, etc.
  • Calendario de ‘Días de’. Esto está relacionado con el punto anterior, porque todos los años se celebra el Día del Libro, del Niño, de la Mujer Trabajadora…  Y los periodistas cuentan con expertos para que den su visión sobre algún tema relacionado con ellos.

Debes tener todas estas fechas marcadas en el calendario y así podrás actuar con el tiempo suficiente para colocarte en una buena posición para conseguir que seas tú el que aparezca en los medios opinando sobre ese tema. Gracias a esta planificación que está incluida en el Plan de Comunicación, evitarás perder oportunidades y tener que echar mano de la improvisación.

Ejemplo: Si eres un profesional de la alimentación y todo el mundo está hablando ya de los consejos para tener una dieta saludable en Navidad, vas tarde, has perdido ese tren. Por otra parte, si caes en que dentro de poco es un Día Mundial en el que tu marca tendría algo que decir y no tienes nada preparado, deberás tirar de improvisación y los resultados no serán todo lo buenos que deberían.

Valoración de resultados o clipping

¿Qué es un plan sin un apartado donde indiquemos cómo vamos a valorar la ejecución de las acciones? El clipping de medios es la recopilación de los impactos que hayas conseguido en prensa y en él verás si se ha transmitido correctamente tu mensaje al público objetivo al que querías llegar.

Yo te aconsejo ir reflejando en una tabla todos los resultados que vayas obteniendo en los medios, indicando la fecha, el título y el link a la noticia.

Infografia con pasos para hacer un Plan de Comunicación

¿Cuáles son las ventajas de tener un Plan de Comunicación?

Como has podido comprobar a lo largo de este artículo, contar con un Plan de Comunicación te dará muchas ventajas cuando empieces con tu estrategia de difusión y relaciones públicas, ya que vas a tener una foto de tu situación actual, una gran claridad de ideas y una excelente planificación.

Además, dispondrás de una extraordinaria capacidad para adaptarte a la actualidad informativa. En la agenda de los medios de comunicación surgen nuevos temas cada día, según los acontecimientos. Y, gracias a tu Plan de Comunicación, estarás preparado para ser flexible y rápido. ¡Esto también te traerá interesantes apariciones!

Ejemplo: Imagina que se descubre un virus informático que se afecta a millones de personas. Normalmente, los medios acuden a expertos en ciberseguridad y hackers para que aporten un análisis sobre esta situación. Si tu especialización toca en algo a lo que puede estar buscando un periodista, sabes cómo dirigirte a ellos, cómo proponer que te entrevisten a ti, los mensajes relacionados con tu marca que harán que te posiciones como un referente en un momento de máxima atención… ¡Estarás consiguiendo un impacto brutal por 0 euros y con poco esfuerzo!

Conclusión

En este artículo he tratado de transmitirte la importancia de que tengas un Plan de Comunicación bien trabajado. Si sigues los principales apartados que te he marcado y haces uso de él, vas a comprobar cómo los resultados de tus acciones con la prensa irán llegando progresivamente.

No te preocupes por la extensión de este documento, eso es lo de menos. Lo realmente importante es que dé respuesta a las preguntas que te he planteado, que sea realista y concreto.

Si  has visto todo esto interesante y quieres que te cuente cómo podríamos ayudar a tu negocio, reserva una sesión estratégica conmigo desde el siguiente botón. ¡Nos vemos pronto!

 

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